政策

政策:

利记sbo要求在超过一定成本限制的货物或服务的所有情况下都遵循竞争性投标或报价过程. 任何向大学承诺购买的员工, 出售, 租赁, 或其他未经适当授权的安排可能对交易承担个人责任. 员工不得使用大学资金购买任何个人或私人用途的物品. 所有的报价, 无论是口头的还是书面的, 必须保密以保持竞争和公平的程序. 本政策的例外情况列于下面的程序.

范围:

此政策适用于所有从外部供应商购买超过既定成本限制的Utica大学员工.

政策原因:

本政策旨在确保:

• 妥善管理利记sbo的资产
• 在获取商品和服务时保持诚信
• 对资金来源的问责
• 以符合质量的最低成本采购货物和服务, 交付, 需要服务
• 公平竞争的投标程序
• 遵守美国国税局和任何其他适用法律规定的参数

定义:

报价 -涉及书面价格评估的竞争程序.

货物 -任何有形产品(i.e. 设备、用品、书籍或其他产品)用于学校的日常业务运作.

负责任的供应商 -有能力全面履行合同要求的潜在供应商，其完整性和可靠性将确保诚信履行. 在评估责任时考虑的因素可能包括财政资源, 过去的表现, 交付能力, 经验, 组织, 人员, 技术技能, 操作控制, 设备, 和设施.

投标人响应 -已提交投标或提案的供应商，其所有重要方面都符合提案请求(RFP).

资料征询书(RFI) -当需要关于商品和/或服务的额外信息或当大学需要关于供应商的更多信息时，非正式请求.

征求建议书(RFP) -用于邀请供应商就涉及提供服务的项目进行投标的文件. 所有提案都将根据金额、质量、交付或其他标准进行评估.

服务 -任何由专门为大学进行的劳动产生的可交付物, 包括身体或智力技能的应用. 服务包括维修工作, 咨询, 维护, 数据处理, 定制软件设计或编码, 等.

唯一来源 -只能从一个来源获得的产品或服务.

报价 -涉及书面价格评估的非竞争性程序.

过程:
 

1. 购买金额大于或等于1,000美元且小于5,000美元
   
   必须获得至少三份书面报价. 以获得更好的定价和维持公平竞争的做法, 必须向所有供应商提供相同的确切信息. 所有报价的书面记录必须保留，以供买方或招标办事处将来使用.
   
   一旦获得报价, 请求者评估报价以确定最低责任供应商. 在评估过程中, 买家在做决定时不仅要考虑价格，还必须考虑产品和/或服务规格等因素, 供应商过往表现, 产品兼容性和质量, 和, 在适当的时候, 建议的交货或完成时间.
   
   一旦买方评估所有报价, 他或她向有预算权力的人推荐供应商. 如果建议被批准, 买方或具有预算权力的人员必须遵循在 采购和应付帐款政策.
    
2. 购买金额大于或等于5,000美元
    
   • 货物只
   • 商品和服务
   • 服务只
   
   必须获得至少三个书面投标. 投标必须遵循大学的提案请求(RFP)流程(见 索取建议书模板). 买方必须起草RFP并将其提交给采购经理进行审核. 必要时，采购和应付帐款办公室将协助确定供应商. 业务服务总监也可以协助RFP的准备工作.
   
   为了保持竞争过程，必须向所有供应商提供完全相同的信息. 在作出购买货物的支出之前, 买家必须考虑到拥有该产品的长期影响及其可靠性, 可用性, 维护和修理费用, 还有能源消耗.
   
   rfp上要求的信息包括供应商的基本公司信息和历史, 财务信息, 产品信息，如库存可用性和预计完成周期, 客户参考, 以及技术能力.
   
   rfp还包括服务或服务(包括请求提案的商品)的规格. 确保更有竞争力的价格, RFP上提供的信息应尽可能详细. 这使供应商能够了解需要什么，并提供更好的定价.
   
   一旦RFP草案被采购经理批准, 买方必须制作一份最终的RFP副本，并通知采购和应付账款办公室，该RFP将分发给供应商. 买方必须向供应商表明，对rfp的响应必须发送给采购经理. 当需要进一步澄清时，买方还必须建议供应商使用信息请求(RFI).
   
   资料征询书(RFI)
   
   供应商必须阅读并理解RFP文档. 如果供应商在提交正式投标之前需要澄清RFP语言的任何部分, 他们有机会以RFI的形式要求澄清, 哪些必须在投标中规定的具体时间内完成. 确保竞争公平, 在响应RFI时, 采购经理将准备RFP的附录，并通过电子邮件发送给所有供应商. 附录将包括供应商提出的问题和对这个问题的回答. RFI的结果不会被正式保存.
   
   采购和应付帐款办公室将审查所有投标是否符合大学政策，并有权在必要时要求提供更多文件.
   
   投标通常会被授予最低的符合要求的投标人, 然而, 作为一个私人机构, 法律不要求大学选择“最低”出价. 而, 我们力求在价格方面获得“最佳评估”的投标, 条款, 满意度, 遵守规范, 满足需求的能力, 产品或服务质量, 以及满足交付要求的能力. 其他因素, 包括但不限于, 过去的服务, 供应商的声誉, 投标人所在地, 获得产品或服务的长期成本, 在评估竞标时，可能会考虑少数族裔的地位. 对出价较高的投标人的任何奖励都可能受到主席的额外审查, 财务副总裁, 或审计委员会. 采购和应付账款办公室努力在购买商品和服务方面为大学的最佳利益服务.
    
3. 招标例外
   
   在某些情况下，可以免除获得竞争性投标的要求. 绕开竞争性投标程序的原因必须由业务服务总监和/或财务副总裁记录并审查. 虽然在某些情况下投标过程可能被放弃, 应尽一切努力，以获得最佳利记sbo的任何购买遵循最佳采购实践. 请参阅 采购和应付帐款政策 对于一般的采购流程. 可以免除投标要求的情况包括:
    
   • 当公共健康、福利或安全受到威胁时紧急购买
   • 紧急情况不允许获得投标所需的时间和/或造成供应链问题
   • 采购可以在最近招标后的现有安排下进行
   • 必须立即采购，否则将失去机会
   • 大学财产、厂房或设备处于危险之中
   • 一项重要计划的继续只能通过立即采取行动加以纠正
   • 利用现有的/已知的供应商关系(如机构知识)的原因是有文件记录的, 以低于或等于市场利率为大学提供最佳利益, 储蓄返还, 过渡到另一个供应商的时间损失令人望而却步. 这一例外情况可能会受到审计委员会的进一步审查.
   • 大学合同供应商或国家合同项目(见下文国家合同采购)
   • 只有一个供应商提供必要的产品或服务(见下面的独家来源采购)
   • 购买金额低于1000美元
   • 政府当局或大学校长或指定人员宣布的其他原因
   
   国家合同采购 -通过国家合同购买的项目可根据买方的自由裁量权免于招标. 如果遵循国家合同, the buyer does not need to seek bidding or price quotations; p租赁 refer to the 采购和应付帐款政策 为国家合同定价指南. 大学有可能获得比国家合同定价更好的定价. 买家可能希望与不在国家合同清单上的供应商核实价格. 如果价格低于国家合同清单上的价格, 然后必须遵循竞争性投标程序.
   
   唯一来源采购 -在买方下订单或承诺资金之前，必须获得商业服务总监和/或财务事务副总裁的批准. 买方必须进行尽职调查，并在向应付帐款办公室/商业服务总监声明存在唯一来源供应商之前，寻找能够提供所需商品或服务的供应商. 如果确定了不止一个卖主，买方必须遵循竞争性投标程序. 可能需要单一来源采购的情况包括(但不限于):
    
   • 设备、附件或替换部件的兼容性是最重要的考虑因素;
   • 一个单独的供应商项目需要试用或测试
   • 要提供的服务来自公用事业
   
   买方必须通过解释为确定没有其他可用或合适的来源而采取的步骤，来证实单一来源购买的原因, 以及为什么产品或服务是如此独特，它不能通过竞标过程的原因.

责任:

所有希望征求投标或书面报价的利记sbo员工都有责任遵守本政策的规定.

执行:

执行Utica大学的政策是每个政策的“资源/问题”部分列出的办公室或办公室的责任. 负责办公室将联系有关教职员工的适当当局, 学生, 供应商, 或者违反政策的游客.

利记sbo承认，大学的政策可能无法预料到可能出现的每一个问题. 因此, 大学保留就执行本政策作出合理及相关决定的权利. 所有这些决定必须得到大学任何官员的批准.e. 总裁、法务副总裁或财务副总裁).

资源/问题:

如有任何问题或其他信息，请与 采购和应付帐款办公室.

请注意，其他利记sbo的政策可能适用或与此政策相关. 如果需要查询相关策略，请使用在线策略手册中的“关键字查询”功能.